A. Wer muss die Pflichtangaben in E-Mails beachten?
Das Gesetz gilt für alle im Handelsregister eingetragen Firmen, unabhängig von ihrer Größe. Damit sind vom Einzelkaufmann, über die Personengesellschaften bis zu den Kapitalgesellschaften sämtliche Unternehmen betroffen. Lediglich Freiberufler, Kleingewerbetreibende, also Einzelunternehmer, und Gesellschaften bürgerlichen Rechts, die nicht in das Handelsregister eingetragen sind, werden von der gesetzlichen Regelung nicht erfasst.
B. Ist der gesamte E-Mail-Verkehr betroffen?
Die Pflichtangaben müssen auf allen E-Mails, die an Dritte versandt werden, mitgeteilt werden. Jede nach außen gerichtete schriftliche Nachricht, egal ob Angebot, Anfrage, Auftragsbestätigung, Rechnung, Bestellbestätigung oder sonstige Nachricht, muss die Angaben enthalten. Auch wenn unter Juristen umstritten ist, ob Rechnungen als Geschäftsbriefe im Sinne des Gesetzes über das elektronische Handelsregister gelten, raten wir die Angaben auch in Rechnungen aufzunehmen. Im Zweifel ist jeder Empfänger einer Nachricht, der nicht innerhalb des Unternehmens als Kollege oder Mitarbeiter angesehen werden kann, als Dritter zu betrachten. Wir empfehlen Ihnen einen vollständig und rechtlich einwandfreien elektronischen Briefkopf als Textbaustein anzufertigen. Alle Mitarbeiter Ihres Unternehmens sollten informiert werden, zukünftig bei ausgehender E-Mail-Korrespondenz auf die Vollständigkeit der Nachricht zu achten.
C. Müssen die Angaben mit jeder E-Mail erneut mitgeteilt werden?
Die Angaben müssen ausdrücklich und mit jeder neuen Nachricht mitgeteilt werden. Ein bloßer Bezug auf vorangegangene Schreiben oder E-Mails oder eine bloße Verlinkung auf weitere Informationen reicht nicht aus.
D. Welche Angaben müssen mitgeteilt werden?
Die jeweils notwendigen Pflichtangaben unterscheiden sich je nach Rechtsform des Unternehmens:
1. Einzelkaufmann
a. vollständiger Name der Firma wie er im Handelsregister eingetragen ist
b. Rechtsform des Unternehmens, also Einzelkaufmann („eingetragener Kaufmann“) : e.K., e.Kfm., e.Kfr.
c. Sitz des Unternehmens/ Ort der Handelsniederlassung
d. zuständiges Registergericht und
e. die Handelsregisternummer
Ein Beispiel finden Sie hier.
2. Offene Handelsgesellschaft (oHG), Kommanditgesellschaft (KG) sowie GmbH & Co.KG
a. vollständiger Name der Firma wie er im Handelsregister eingetragen ist
b. Rechtsform des Unternehmens
c. Sitz des Unternehmens/ Ort der Handelsniederlassung
d. zuständiges Registergericht und
e. die Handelsregisternummer
Hinweis: Im Falle einer sogenannten haftungsbeschränkten Personenhandelsgesellschaft sind für alle persönlich haftenden Gesellschafter der Familienname und mindestens ein ausgeschriebener Vorname und im Falle eines gebildeten Aufsichtsrates der Familienname und mindestens ein ausgeschriebener Vorname des Aufsichtsratsvorsitzenden anzugeben.
Ein Beispiel finden Sie hier.
3. Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH)
a. vollständiger Name der Gesellschaft wie er im Handelsregister eingetragen ist
b. Rechtsform des Unternehmens
c. Sitz der Gesellschaft
d. zuständiges Registergericht und
e. die Handelsregisternummer
f. alle Geschäftsführer mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen
Hinweis: Ist ein Aufsichtsrat gebildet worden und hat dieser einen Vorsitzenden, ist der Familienname und mindestens ein ausgeschriebener Vorname des Aufsichtsratsvorsitzenden anzugeben.
Befindet sich die Gesellschaft in Liquidation, ist die Liquidation mitzuteilen. Zudem sind anstelle der Geschäftsführer die bestellten Liquidatoren anzugeben.
Ein Beispiel finden Sie hier.
4. Aktiengesellschaft (AG)
a. vollständiger Name der Gesellschaft wie er im Handelsregister eingetragen ist
b. Rechtsform des Unternehmens
c. Sitz der Gesellschaft
d. zuständiges Registergericht und
e. die Handelsregisternummer
f. alle Mitglieder des Vorstandes mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen. Zudem muss der Vorstandsvorsitzende als solcher kenntlich gemacht werden.
g. Vorsitzender des Aufsichtsrats mit Familiennamen und mindestens einemausgeschriebenen Vornamen
Hinweis: Befindet sich die Gesellschaft in Liquidation, ist die Liquidation mitzuteilen. Zudem sind anstelle der Vorstandsmitglieder die bestellten Liquidatoren anzugeben.
Ein Beispiel finden Sie hier.
5
. Genossenschaft (eG)
a. vollständiger Name der Genossenschaft wie er im Genossenschaftsregister eingetragen ist
b. Rechtsform des Unternehmens
c. Sitz der Gesellschaft
d. zuständiges Registergericht und
e. die Genossenschaftsregisternummer
f. alle Mitglieder des Vorstandes mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen. Zudem muss der Vorstandsvorsitzende als solcher kenntlich gemacht werden
g. Vorsitzender des Aufsichtsrats mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen
Ein Beispiel finden Sie hier.
6
. Europäische wirtschaftliche Interessenvereinigung (EWIV)
a. vollständiger Name der Vereinigung wie er im Handelsregister eingetragen ist
b. Rechtsform des Unternehmens
c. Sitz der Vereinigung
d. zuständiges Registergericht und
e. die Handelsregisternummer
f. alle Geschäftsführer mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen
Hinweis: Eventuell kann mitgeteilt werden, dass die Geschäftsführer der EWIV gemeinschaftlich handeln.
Ein Beispiel finden Sie hier.
